excel怎么转成pdf格式？介绍八个快捷且实用的方法

发布时间：2026-01-21 09:58:21

在日常办公中，我们常常会遇到需要将Excel文件转换为PDF格式的情况。Excel作为一款强大的电子表格软件，广泛应用于数据处理、分析和管理等方面。然而，有时候为了确保文件格式的稳定性、便于分享或进行特定的打印需求，将Excel转换为PDF格式就显得尤为必要。那么，excel怎么转成pdf格式呢？请不要过于担心，下面就来介绍八个快捷且实用的方法，一起来看下吧。

介绍1、借助专业程序

把Excel文件转成PDF格式，这般需求是常见之举！不管是出于文档要固定排版、便于分享，又或者是提交正式报告等，PDF都是个可靠的选项。而如果在后续能够掌握几种主流且高效的转换办法，能让你遇到不同情形时从容进行处置。因此，如果说您不确定哪一款转换的效果比较好，建议您先行借助一些专业程序来完成。例如“SmallPDFer”这款，它的整体功能是比较丰富的。

具体excel转成pdf格式的步骤：在自己的电脑双击打开“SmallPDFer”软件，并在点击软件主界面中的“文件转PDF”功能选项。也就是将“文件转PDF”功能页面成功的打开来以后，点击左边功能列表中的“Excel转PDF”功能。然后直接的点击“添加文件”按钮，这样你也就能够将所有需要转换的Excel统一的上传到软件里面去。而且这个软件里面你是可以上传多个Excel文件的，毕竟它是能够批量的进行转换的。

之后，在所有需要转换的Excel文件成功的添加到了软件中之后，就可以直接的点击“开始转换”按钮，来启动转换程序。当软件中的转换程序已经成功的完成了以后，就会将输出文件夹自动的打开来，而且还能够在这个文件夹当中，也是能够查看到转换之后的PDF文件了，证明这个方法可以将Excel转换成PDF了。

介绍2、虚拟打印技术

其次，存在一种通用技术，它能把任何可打印文档输出成PDF，此技术名为虚拟打印机。在电脑之上，要安装一个PDF虚拟打印机的驱动，像微软Print to PDF、Adobe PDF打印机这类。于Excel里面，点击打印操作，接着选择该虚拟打印机当作目标设备。当你点击“打印”之后，系统就会弹出保存对话框，进而让你去指定PDF文件的保存位置以及名称。这般的方法模拟了真实的打印过程，你能够借助“打印预览”提前去确认最终效果，并且调整页面边距、缩放比例等参数，它适合对页面布局有着精细调整需求的用户。

介绍3、使用在线工具

您如果不想在设备上安装第三方程序，市面上还有一些在线转换工具也可以帮助我们将Excel转成PDF格式。这些工具通常操作简单，无需安装软件，只要在网页上上传Excel文件，选择转换为PDF格式，然后等待片刻即可完成转换。在线转换工具的优点是方便快捷，适合处理一些临时的转换需求。但需要注意的是，使用在线转换工具时可能涉及到文件上传和存储在第三方服务器上，所以要确保选择正规、安全的在线转换平台，以保护文件的隐私和安全。

介绍4、办公另存功能

现如今，对于Microsoft Excel用户来说，自带的功能就可以轻松实现转换。在Excel中，点击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。在“另存为”对话框中，找到“PDF”选项。这里可以根据自己的需求进行一些设置，比如选择整个工作簿、特定的工作表，或者调整页面布局、页眉页脚等。设置完成后，点击“保存”按钮，Excel文件就会被转换为PDF格式。这种方法简单直接，而且能够很好地保留Excel文件的原始格式和内容。

介绍5、WPS内置选项

除了Excel自带的转换功能，一些专业的办公软件也提供了更丰富的转换选项。例如，WPS Office办公软件，它不仅兼容多种文件格式，而且在Excel转PDF方面也有出色的表现。使用WPS Office打开Excel文件后，同样在“文件”菜单中找到“输出为PDF”选项。与Excel自带的转换相比，WPS Office可能会提供更多的页面设置和优化选项，让生成的PDF文件更加符合用户的预期。

介绍6、采取批量操作

此外，要是存在需处理几十乃至上百个Excel文件的情况，逐个依靠手动去进行转换，其效率是极其低下的。你能够借助一些具备支持批量处理特性的专业软件，或者是在线服务所拥有的高级功能。这些工具一般而言是允许你把整个文件夹添加进去的，随后只需一键操作，就能将所有的文件都转换成为独立的PDF格式。但是进行大量次数操作之前，建议首先把需要进行转换的文件，集中放置于一个文件夹当中，并且检查文件所含内容是不是符合规定。大量数量转换能够极大程度地节省时间，但是一定要在转换之后抽取样本检查结果，保证所有文件的格式都转换得准确无误，没有出现编码混乱或者页面错误。

介绍7、考虑细节变化

除了上面介绍的六个方法以外，在转换Excel为PDF格式时，还需要考虑一些细节问题。比如，如果Excel文件中有大量的图表和图形，要确保转换后的PDF文件中这些元素能够清晰显示，不会出现变形或丢失的情况。如果Excel文件设置了密码保护，转换后的PDF文件也可能需要相应的密码才能打开，所以要提前做好准备。

介绍8、检查转换效果

一些转换而成的PDF文件，有时体积会偏大，借助邮件或者即时通讯工具发送时不太方便。你能够运用专门针对PDF文件的压缩工具，以此来减小文件的体积。好多在线网站以及软件，都给出了无损或者有损的压缩选项，在基本维持清晰度的情况之下，明显缩小文件的大小。与此同时，优化还涵盖给PDF增添密码保护这一行为、设定禁止打印或者编辑等权限。这些操作能够于转换之际借助高级选项予以设置，或是运用诸如Adobe Acrobat等专业软件针对已生成的PDF开展后期处理。妥善的优化会使你的PDF文档更具安全性、更显专业性。

综上所述，将Excel转换为PDF格式可以通过多种方式实现，每种方式都有其特点和适用场景。我们可以根据自己的实际需求和软件使用习惯，选择最适合的方法来完成转换，以便更好地满足办公和文件处理的各种要求。无论是为了方便文件的共享、保证格式的兼容性，还是为了满足特定的打印需求，将Excel转成PDF格式都能为我们带来诸多便利，让我们的办公工作更加高效、顺畅。温馨提示：如果您在使用SmallPDFer这款软件的时候遇到问题，请及时与我们联系，祝您excel转成pdf格式操作成功。